合肥信息学院固定资产管理操作流程
一、 固定资产采购申请及方式
(一) 固定资产需求部门或个人根据教学及办公需要,提出固定资产采购申请。
(二) 申请人须在学院协同OA办公系统中建立采购工作流并填写《固定资产采购申请审批单》,依次报请申请部门负责人、分管副院长及财务总监审核批准,最终交由固定资产办登记备案。
(三) 采购申请批准后,申请人持打印出的《固定资产采购申请审批单》联系固定资产采购部门落实采购流程。
(四) 固定资产采购由归口部门统一采购、验收、报销。固定资产类别对应的采购部门如下:
1、 教学仪器及办公设备类固定资产由实验实训中心负责统一采购。
2、 行政办公家具类固定资产由后勤公司负责统一采购。
3、 空调、宿舍床铺(含学习桌),教室课桌椅由总务处负责统一采购。
4、 工程类项目涉及到固定资产采购的,根据项目中规定的条款执行。
5、 上述所列之外的固定资产,采购工作统一由后勤公司负责或指派专人采购。
二、 固定资产到货签收、安装及验收
(一) 固定资产采购申请人或项目经办人在资产到校后先行对采购的资产进行预验收,下载并填写《固定资产到货签收单》。
(二) 固定资产采购申请人或项目经办人对需要安装、调试的资产,组织供货商及资产使用部门或个人对资产进行安装、调试及试运行工作,下载并填写《固定资产安装、调试及试运行记录单》。
(三) 固定资产安装、调试及试运行合格后,由固定资产采购人或项目经办人向学院(资产办)提出验收申请,同时准备好《固定资产采购申请审批单》、《固定资产到货签收单》、《固定资产安装、调试及试运行记录单》(含使用部门或个人签字)。
(四) 单体资产及小批量、小金额的资产由固定资产办组织采购方、使用方相关人员进行固定资产实物现场验收,验收通过后固定资产办出具资产验收单。大型工程项目则由项目负责人预验收合格后,组织项目承建方、项目使用方、固定资产办、固定资产管理处(财务总监)、分管院领导及相关技术专家共同对工程项目进行现场验收,项目负责人或部门出具项目验收报告并签字。
(五) 固定资产验收通过后,固定资产办需留存的验收资料有:《固定资产验收单》(原件)、《项目验收报告》(复印件)、《固定资产采购申请审批单》(复印件)、《固定资产到货签收单》(原件)、《固定资产安装、调试及试运行记录单》(原件)、《项目合同》(复印件)、发票(复印件)。定资产采购申请人或项目经办人要妥善保管好相关材料的原始资料。
三、 固定资产出入库管理
(一) 固定资产办根据《固定资产验收单》或《项目验收报告》进行固定资产的登记入库工作。
(二) 固定资产办根据《固定资产验收单》或《项目验收报告》出具固定资产出库单,组织资产使用部门或个人办理固定资产出库的相关手续工作,完成固定资产管理责任到人的工作,具体流程如下:
1、 固定资产办开具《固定资产领用出库单》,确定固定资产使用(责任)人及固定资产存放位置。
2、 固定资产使用(责任)人可直接登录资产管理系统(zc.hfitu.com),在“资产领用”栏自行打印相应的《固定资产领用出库单》,也可到固定资产办领取纸质的《固定资产领用出库单》。根据流程依次进行部门及学院分管领导签字审核,通过后将签好字的《固定资产领用出库单》交至固定资产办。
3、 固定资产使用(责任)人领取固定资产实物及固定资产条码标签,完成条码标签张贴工作。
四、 固定资产移交及归还
(一) 固定资产移交:根据固定资产需求方提出需求申请,固定资产办根据学院资产使用情况给出是否采购或学院内部调剂的建议。分管院领导审核批准后,对批准通过学院内部调剂的资产,固定资产办组织固定资产移交方及接收方办理固定资产确认及移交的相关手续,具体流程如下:
1、 固定资产办根据申请信息开具《固定资产移交单》,拟定移交的固定资产名称、数量及固定资产的存放位置。
2、 固定资产移交及接收双方经办人至固定资产办领取《固定资产移交单》,根据流程依次进行移交、接收部门负责人及相应的学院分管领导签字审核(部门内部移交时学院分管领导不用签字),通过后将签好字的《固定资产移交单》交至固定资产办。
3、 固定资产办通知移交部门与接收部门完成相关固定资产的实物交接手续。
4、 固定资产办根据《固定资产移交单》及时更新固定资产使用相关信息。
(二) 固定资产归还:一是固定资产经评估已无法继续使用(可维修),二是固定资产使用人离职暂无接收人,三是实际工作中已经不再需要的。上述情况发生时固定资产使用人可申请办理固定资产的归还,固定资产归还的接收部门为固定资产办,具体流程如下:
1、 固定资产原使用人至固定资产办申请领取《固定资产归还单》(一式两份),确认归还资产明细并完成相关责任人的签字工作。
2、 固定资产办资产管理员与固定资产原使用人清点待归还的固定资产,确定资产状态并做好资产接收及存放工作,资产原使用人及固定资产办各保留一份《固定资产归还单》。
3、 资产管理员及时更新系统中相关归还资产的使用信息。
五、 固定资产财务管理
(一) 固定资产采购人或项目负责人对验收通过的固定资产应及时向财务处提出财务核销及入账申请。
(二) 固定资产采购人或项目负责人申请核销及入账工作时,需提交的材料有:《固定资产采购申请审批单》(复印件)、《固定资产验收单》(复印件)或《项目验收报告》(复印件)、《项目合同》(复印件)、发票(原件)。
(三) 经过固定资产办验收合格的资产,财务方可进行固定资产入账工作。入账时须按《固定资产验收单(报告)》中的资产名称录入,对验收单(报告)中附有固定资产明细的,入账时原则上须按资产明细录入,保证验收资产与财务入账资产账物相符。
六、 固定资产报废
(一) 固定资产使用人或使用部门对无法正常使用的资产(已无维修价值)向固定资产办提出预报废申请,填写《合肥信息技术职业学院固定资产报废申请单》,报使用部门负责人批准。
(二) 固定资产办根据申请预报废的资产属性,组织相关技术专家现场清点查验,给出预报废资产的鉴定意见并签字。
(三) 经过技术专家鉴定同意报废的资产,申请人逐步上报固定资产管理处、分管院领导及法人审批。审批通过后,申请人将《合肥信息技术职业学院固定资产报废申请单》交至固定资产办。
(四) 固定资产办根据审批结果进行资产报废的相关手续,同时报财务处进行账目更新处理。
七、 表格文件下载
《固定资产到货签收单》、《固定资产安装、调试及试运行记录单》及《合肥信息技术职业学院固定资产报废申请单》原始模板可在资产管理系统(zc.hfitu.com)的登录界面“服务中心”栏目内下载。
上述固定资产管理操作流程中的相关条例由固定资产办负责解释。
表格下载:
固定资产到货签收单
固定资产安装调试单
固定资产报废申请单